Şantiye Kuruluş ve Organizasyon Talimatı
1.Amaç,Sorumluluk ve Kapsam
Bu talimatın uygulanmasından ve uygulattırılmasından Şantiye Proje Müdürü sorumludur.
Şantiye ilk kurulduğunda Şantiye Proje Müdürü’nün sorumluluğunda aşağıda belirlenen işlemler sırası ile gerçekleştirilecektir.
2. Uygulama :
Organizasyon Şeması
Kurulan her şantiye için organizasyon şeması oluşturulacak ve bu şema doğrultusunda her sorumluya görevleri bildirilecektir. Hazırlanan bu şema için mutlaka Genel Müdür’den onay alınacaktır. Genel Müdür tarafından onay verilmeyen organizasyon yapısı geçerli olarak kabul edilmeyecektir. Yapılan bu organizasyon şeması isimli olarak hazırlanacak ve ilgili işe ait dosyada iş bitimi muhafaza edilecektir.
Satınalma ve Depolama
Tüm satın alma talepleri mutlaka talep Formu ile ve yazılı olarak yapılacaktır. Yapılacak tüm talepler için mutlaka birim sorumlusundan onay alınacaktır. Talepler yapılırken, talebi yapılacak malzemeler/hizmetler şantiyedeki işleri aksatmayacak şekilde ve zamanlamada verilecektir. Satın Alma tarafından onay verilmeyen veya uygun görülmeyen talepler geri çevrilecektir. Satın Alma Sorumlusu tarafından gerekli gördüğünde talebi yapandan sözlü olarak talep hakkında bilgi alabilir. Şantiyede kullanılmak üzere merkez depodan hiçbir şekilde Satın Alma Sorumlusunun haberi olmadan çıkış işlemi yapılmayacaktır. Şantiyede kullanılacak bütün malzemeler her şantiye için kurulan ve ana depodan malzeme aktarılan şantiye depolarından sağlanacaktır. Malzeme talepler esnasında ilgili malzemenin hangi iş ve şantiye için olduğu mutlaka malzeme talep formuna yazılacaktır. Şantiyede kullanılacak makinalar / el aletleri v.b. teçhizatlar için mutlaka DEPO ZİMMET TUTANAĞI düzenlenecektir. Diğer sarf malzemelerin çıkışı için ŞANTİYE DEPO ÇIKIŞ FİŞİ kullanılacaktır. Şantiye depo çıkış fişleri şantiye depo sorumlusu tarafından muhafaza edilecek ve iş bitimi merkez ofis arşivine teslim edilecektir.
İNŞAAT DENETİMİ VE KALİTE KONTROL
İnşaat Denetimi ve Kalite Kontrol Sorumlusu, şantiyelerdeki tüm inşaat imalat konularında gerçekleştirilen faaliyetlerin kalite prosedürlerine, şirketin imajına ve sözleşmede belirtilen koşullara uygun olmasını sağlamak için insanlar, sistemler, malzemeler, teknik ve işçilik dahil tüm proje unsurlarının plan, şartname ile ilgili standartlara uygun olup olmadığını saptar. Gerçekleşen uygunsuzluklarla ilgili yazılan uyarı yazıları şantiyelerin proje müdürlerine iletilir. Kalite kontrol ile ilgili tüm yazışmalar kalite kontrol departmanında her şantiyenin dosyasında muhafaza edilir
TAŞERON ÖDEMELERİ VE HAKEDİŞLER
Yaptırılacak her iş / hizmet için ilgili işi yapacak olan tedarikçi ile mutlaka iş sözleşmesi hazırlanacaktır. Bu sözleşmede işin mahiyeti, tutarı, süresi, malzemenin kim tarafından sağlanacağı, sigorta primlerinin kim tarafından karşılanacağı, yemek ve barınma ihtiyaçlarının kim tarafından karşılanacağı, cezai yaptırımlar, hak ediş süreleri ve ödeme şekli mutlaka yazılacaktır. hak edişler “ Hakediş Formu” İle dokümante edilir.
Tedarikçi ile yapılan sözleşme sonrası Kesin Hesap Grubu tarafından hak edişler hazırlanacak Şantiye Saha Sorumlusu, Şantiye Şefi onayından sonra şantiyedeki ön muhasebe tarafından gerekli kesintilerin olup olmadığı yönünden incelenecek ve ilgili hak ediş üzerine şerh düşecektir. Bu şerh borcu yoktur veya ………….nedenlerden dolayı ………….TL kesinti yapılmıştır şeklinde olabilir. Ön muhasebe incelemesinden sonra İnşaat Denetimi ve Kalite Kontrol Sorumlusu ile Şantiye Proje Müdürü tarafından mutlaka onaylanacaktır. İlgili hak edişler incelenip merkez muhasebenin de onayından sonra Genel Müdür onayına sunulur. Genel Müdür tarafından onay verildikten sonra ödemeleri yapılacaktır. Eksik onay olan hak edişlerin ödemeleri kesinlikle yapılmayacaktır. Onay alan hak edişler son olarak muhasebe birimine iletilecektir. Onaylanan hak edişlerin birer kopyası ilgili muhasebe birimi tarafından ilgili Şantiye Proje Müdürüne ve İdari Bölüme gönderilecektir.
YAPILAN İŞLERİN RAPORLANMASI
Şantiyede gün içerisinde yapımına başlanan , biten , devam eden işlerin hangi aşamalarda olduğu ve hava durumu , şantiyedeki günlük puantaj ( personel ve araç gereç olarak = hangi personel hangi işleri yaptı , hasta personel var mı , izinli personel var mı , hangi araç nerelere gitti , ne kadar kilometre yaptı v.b. detayları içerecektir. ) kesinlikle yazılacaktır. Bu rapor gün sonunda merkez ofise ve Şantiye Koordinatörüne iletilecektir. Şantiye Koordinatörü gerekli gördüğünde raporu yazandan da sözlü olarak açıklama isteyebilir.
ŞANTİYEDE KULLANILACAK ÜRÜNLERİN KONTROLLERİ
Şantiye deposuna gelen her araç mutlaka kontrol edilecektir. Şantiye Depo sorumlusu tarafından gerekiyorsa gelen ürünler için araçlarda mutlaka kantar kontrolü yapılacaktır. ( bu kontroller demir ürünleri, beton, kum, çakıl v.b. ) hangi ürünlerin kantar kontrolünün yapılacağı Şantiye Depo Sorumlusuna aittir. Şantiye Depo Sorumlusu tarafından yapılan kontrol sonrası ilgili ürüne ait irsaliye veya fatura arkasına var ise ürün ile ilgili
gerekli bilgileri yazılacak ve adı soyadını yazarak imzalayacaktır. Şantiye Depo Sorumlusu tarafından yapılan kontroller sonrası uygun olmayan bir ürüne rastlandığında Şantiye Sorumlusuna iletecektir. Şantiye sorumlusu onayından sonra ilgili ürüne ait işlemler yapılacaktır. ( Bu işlemler ürünü iade etme, yenisi ile değiştirme şeklinde olabilir. ) Uygun olmayan ürünle ilgili işlemler gerektiğinde ilgili irsaliye ve fatura arkasına işlenecektir.
Biten şantiyeye ait depo çıkış fişleri ilgili şantiyenin dosyasında arşivde muhafaza edilecektir.
Demirbaş malzemeler zimmet tutanaklarına göre ilgili personelden şantiye depo sorumlusu tarafından kontrol edilerek geri alınacaktır. Kontrol sonrası arızalanan veya bozulan demirbaş malzemeleri mümkün ise Şantiye Depo Sorumlusu tarafından kendi imkanları ile giderilmeye çalışılacaktır. Giderilemeyen arızalar ise, ilgili malzemeler Ana Depoya teslim edilirken Depo Sorumlusuna iletilecektir. Depo Sorumlusu arızalı malzemeleri tamir edecek veya ettirecektir. Tamir edilmeyen ürünler depoya alınmayacaktır.
Sarf Malzemeler Şantiye sorumlusu tarafından incelenecektir. Bu inceleme sonucu ilgili ürünler ile ilgili karar verilecektir. Bu kararlarda şu sıra izlenecektir.
İlgili ürün mümkün ise iade edilecektir,
- Ana depoya gönderilecek,
- Hurdaya atılacaktır.
Bu kararlar esnasında ürün veya ürünler ile ilgili maliyetler kesinlikle göz önüne alınacaktır. Bu maliyetler nakliye, stoklama v.b. olabilir.
